Documento soporte DIAN: qué es y cómo emitirlo
Actualizado el · Por ComparaPyme
Resumen
- Es el documento que soporta compras de bienes o servicios a personas no obligadas a expedir factura, para tener derecho a costos, deducciones o impuestos descontables.
- Lo regula la Resolución 000167 de 2021 (compilada en la Resolución 227 de 2025).
- Se genera por cada operación o de forma acumulada semanal con el mismo proveedor.
- Requiere numeración autorizada por la DIAN, firma y CUDS.
Si tu empresa le compra a alguien que no está obligado a facturar (por ejemplo, ciertas personas naturales), necesitas un documento que pruebe esa compra para poder tomarla como costo, deducción o impuesto descontable. Ese documento es el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, conocido simplemente como "documento soporte".
¿Qué es el documento soporte?
La DIAN lo define como el documento que soporta la adquisición de bienes o la prestación de servicios cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura, y que debe realizarse para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, con numeración autorizada por la DIAN (DIAN – Documento soporte).
Su regulación electrónica está en la Resolución 000167 de 2021, cuyos artículos fueron compilados en la Resolución 227 de 2025 (Resolución Única en materia tributaria), según indica el normograma de la DIAN.
¿Quién debe emitirlo electrónicamente?
La resolución establece que lo generan y transmiten en forma electrónica los facturadores electrónicos que adquieren bienes o servicios a sujetos no obligados a facturar y necesitan soportar la transacción (Resolución 000167, arts. 2 y 3). El anexo técnico precisa que el adquirente debe estar habilitado como facturador electrónico para generar el documento soporte.
¿Y si no soy facturador electrónico?
El artículo 19 de la misma resolución prevé que quienes no estén dentro de la obligación del artículo 3 y compren a no obligados a facturar deben generar el documento soporte en forma física, cumpliendo los requisitos del artículo 771-2 del Estatuto Tributario y del Decreto 1625 de 2016 (Resolución 000167).
Requisitos del documento soporte
Según la DIAN (página oficial), el documento debe, entre otros:
- Estar denominado expresamente como "Documento Soporte en Adquisiciones efectuados a no obligados a facturar".
- Incluir los datos e identificación (NIT) del vendedor o prestador del servicio y del adquirente. Para no residentes no inscritos en el RUT, se acepta la identificación del país de origen.
- Llevar numeración consecutiva con número, rango y vigencia autorizados por la DIAN.
- Describir específicamente el bien o servicio.
- Indicar el valor total de la operación.
- Incluir la firma del emisor según la política de firma de la DIAN.
- Usar el formato electrónico que establezca la DIAN.
- Incluir el CUDS (código único de documento soporte).
¿Cuándo se genera? Por operación o semanal
El artículo 2 de la Resolución 000167 permite generarlo y transmitirlo:
- Por cada operación de compra a un sujeto no obligado a facturar, o
- Por operaciones acumuladas semanalmente con un mismo proveedor.
La DIAN aclaró en el Concepto 6942 de 2025 que, aunque el Decreto 442 de 2023 permite que el documento se genere después de la fecha de la operación, la generación debe seguir la oportunidad del artículo 2: en operaciones acumuladas con un mismo proveedor, no puede hacerse después de transcurrida una semana desde la primera operación.
Notas de ajuste
Si hay que corregir o anular un documento soporte, se usa la nota de ajuste al documento soporte, que también se genera y transmite electrónicamente con su propio código (Resolución 000167).
Cómo emitirlo en la práctica
1. Habilitación
Debes estar habilitado como facturador electrónico y habilitar el documento soporte en el sistema de la DIAN, con su propio rango de numeración.
2. Elegir la herramienta
Puedes emitirlo con un software comercial que tenga este módulo o con un proveedor tecnológico. Confirma con tu proveedor que el plan incluye el documento soporte y las notas de ajuste. Algunos planes lo cobran como documento adicional dentro del paquete.
3. Datos del proveedor
Recoge identificación, nombre, dirección y descripción del bien o servicio en el momento de la compra para no frenar el cierre.
4. Transmitir y conservar
Transmite dentro del plazo (por operación o semanal) y conserva el documento validado como soporte de tus costos y deducciones.
Software con documento soporte
Muchos de los programas en ComparaPyme incluyen o venden documentos soporte dentro de sus paquetes de documentos electrónicos. Como las condiciones cambian, verifica el plan en la página oficial. Compara opciones en facturación electrónica, programas contables y la tabla de precios.
Errores frecuentes
- Usar el documento soporte para compras a proveedores que sí están obligados a facturar: en ese caso, lo que corresponde es pedir la factura.
- Acumular operaciones de varias semanas en un solo documento.
- Olvidar la numeración específica del documento soporte, distinta a la de las facturas.
Ejemplo práctico (ilustrativo)
Una pyme de Bogotá contrata durante la misma semana tres servicios de transporte con un mismo conductor, persona natural no obligada a facturar. En lugar de emitir tres documentos, puede emitir un documento soporte por las operaciones acumuladas de esa semana con ese proveedor, siempre que lo genere dentro de la semana contada desde la primera operación, según el artículo 2 de la Resolución 000167 y el Concepto DIAN 6942 de 2025. Si la siguiente semana vuelve a contratarlo, emite un nuevo documento.
Este ejemplo es ilustrativo y no reemplaza el análisis de tu contador sobre si el proveedor está o no obligado a facturar.
Cómo saber si el proveedor está obligado a facturar
Antes de emitir un documento soporte, verifica si tu proveedor debe expedirte factura o documento equivalente. La Resolución 000042 de 2020 regula en sus artículos 6 y 7 quiénes están obligados y quiénes no. Si el proveedor sí está obligado, pídele la factura electrónica: el documento soporte no la reemplaza.
Documento soporte e impuestos
El documento soporte es lo que permite que la compra sea soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, según la DIAN. Sin él, la compra a un no obligado a facturar puede quedar sin soporte fiscal. Coordina con tu contador las retenciones que apliquen a cada pago; esas reglas dependen del tipo de operación y no se cubren en esta guía.
Checklist de cierre mensual
- Lista de compras a no obligados a facturar del mes.
- Documento soporte emitido por cada operación o semana con cada proveedor.
- Notas de ajuste para correcciones.
- Rango de numeración del documento soporte vigente.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el documento soporte de la DIAN?
Es el documento que prueba la compra de bienes o servicios a un sujeto no obligado a expedir factura, para soportar costos, deducciones o impuestos descontables. Lo regula la Resolución 000167 de 2021.
¿Quién debe emitir el documento soporte electrónico?
Los facturadores electrónicos que adquieren bienes o servicios a sujetos no obligados a facturar y requieren soportar la transacción. Quienes no estén obligados lo generan en forma física con los requisitos del Estatuto Tributario.
¿Puedo hacer un solo documento soporte por varias compras?
Sí, por operaciones acumuladas semanalmente con el mismo proveedor. Según el Concepto DIAN 6942 de 2025, no puede generarse después de una semana contada desde la primera operación.
¿Qué es el CUDS?
Es el Código Único de Documento Soporte, uno de los requisitos que debe incluir el documento soporte electrónico.
Metodología y transparencia
Esta guía fue escrita por ComparaPyme, un directorio neutral e independiente de software para pymes en Colombia. Las afirmaciones sobre normativa se apoyan en fuentes oficiales de la DIAN o del Gobierno, enlazadas en el texto y listadas abajo. Los precios provienen de la página oficial de cada proveedor, con la fecha en que los verificamos; cuando un proveedor no publica su precio, lo indicamos como "Consultar" y nunca lo estimamos. Indicamos además si la página del proveedor dice que el precio incluye IVA, si lo suma aparte o si no lo especifica.
ComparaPyme no recibe comisiones por las recomendaciones de esta guía. Podemos ofrecer espacios destacados a proveedores de software: esos espacios siempre se marcan como "Patrocinado", no cambian los precios ni el orden de las comparativas y no influyen en el contenido editorial. Si encuentras un dato desactualizado o un error, escríbenos a hola@chidorilabs.app y lo corregimos. Esta información es general y no reemplaza la asesoría de un contador público o abogado para tu caso particular.
Fuentes consultadas (14 oct 2026)
- https://www.dian.gov.co/impuestos/Paginas/Sistema-de-Factura-Electronica/Documento-Soporte-adquisiciones-no-obligados.aspx
- https://normograma.dian.gov.co/dian/compilacion/docs/resolucion_dian_0167_2021.htm
- https://normograma.dian.gov.co/dian/compilacion/docs/oficio_dian_6942_2025.htm
- https://normograma.dian.gov.co/dian/compilacion/docs/resolucion_dian_0042_2020.htm